Chiria încasată trebuie urmărită pe trei planuri: ce documente o susțin (contractul și dovezile de plată), cum se calculează venitul net asupra căruia se aplică impozitul și când se raportează. Lista de mai jos le ia pe rând și compară variantele pe care le au proprietarii în fiecare etapă, ca să știi ce alegi și ce implică alegerea ta, fără cifre care se pot schimba.
Documentele de bază: ce trebuie să existe
- Contractul de închiriere, în formă scrisă, cu părțile, imobilul, chiria, perioada și condițiile de plată;
- Procesul-verbal de predare-primire, cu starea locuinței și indexurile contoarelor;
- Dovezile încasărilor: extrase bancare sau chitanțe;
- Documentele de proprietate asupra imobilului, utile oricând apar întrebări;
- Dovada înregistrării contractului, atunci când legea o cere.
Fără aceste documente, orice calcul rămâne fără susținere. Nu are importanță cât de mică este chiria: obligația de a o putea dovedi există oricum.
Comparație: două moduri de a încasa chiria
| Criteriu | Transfer bancar | Numerar |
|---|---|---|
| Dovada încasării | Extrasul de cont arată data, suma și plătitorul | Necesită chitanță semnată, păstrată cu grijă |
| Evidența | Se completează ușor, pe baza extraselor | Depinde de disciplina ta în notarea fiecărei sume |
| Riscul de dispută | Mai mic, pentru că plata e urmărită de bancă | Mai mare, dacă una dintre părți contestă suma |
| Eventuale limite legale | Fără restricții speciale pentru chirie | Plățile în numerar pot avea limite, deci verifică regulile |
În general, transferul bancar simplifică totul și te protejează în fața oricărei neînțelegeri. Dacă ai totuși chiriași care plătesc în numerar, cere-le să semneze fiecare chitanță și păstrează copia.
Comparație: două moduri de a trata cheltuielile
Legea permite, în anumite condiții, ca venitul net din chirii să fie calculat fie prin aplicarea unei cote forfetare de cheltuieli, fie, în alte situații, pe baza cheltuielilor reale. Alegerea sau încadrarea depinde de regulile în vigoare, deci verifică-le. Iată diferențele de principiu:
| Aspect | Cotă forfetară | Cheltuieli reale |
|---|---|---|
| Ce documentezi | Doar veniturile | Veniturile și fiecare cheltuială |
| Efort administrativ | Redus | Mai mare, cu evidență detaliată |
| Flexibilitate | Limitată la ce prevede legea | Poate reflecta costuri reale mari, dacă sunt dovedite |
| Potrivit pentru | Majoritatea proprietarilor cu un singur imobil | Situații cu costuri importante și bine documentate |
Termene: ce urmărești în calendar
Raportarea chiriilor se face, de regulă, o dată pe an, prin formularul anual, iar anumite situații pot cere și plăți anticipate. Alte termene ținând de chirie sunt cele legate de înregistrarea contractului sau de modificările lui. Pune-le toate într-un calendar personal, cu o alertă la două-trei săptămâni distanță. Cum se leagă chiria de restul veniturilor tale și cum arată regimul general al impozitului pe venit, poți urmări în secțiunea dedicată impozitului pe venit.
Cum faci un mini-calcul de control
- Adună toate sumele încasate pe un an, pe luni.
- Scade, dacă regulile aplicabile îți permit, cota forfetară sau cheltuielile dovedite.
- Aplică la rezultat cota de impozit din reglementările în vigoare.
- Verifică separat dacă totalul veniturilor tale atrage contribuții.
- Compară rezultatul cu ce vei vedea în formularul completat.
Situații speciale pe care le notezi separat
- Perioade în care imobilul a stat gol sau a fost renovat;
- Garanții primite și restituite;
- Chirii plătite în avans pentru mai multe luni;
- Majorări de chirie stabilite prin act adițional;
- Imobile deținute în coproprietate.
Fiecare dintre ele poate schimba felul în care înscrii o sumă în evidență. Notează-le în clar, cu data, motivul și documentul. O evidență în care se vede de ce o lună lipsește sau o sumă este diferită este mult mai credibilă decât una perfect regulată, dar nemotivată.
Ce rămâne în sarcina proprietarului, indiferent de contract
Impozitele locale pe clădire, de exemplu, se plătesc de proprietar, chiar dacă imobilul este închiriat. Contractul poate muta anumite costuri de întreținere asupra chiriașului, dar obligațiile față de bugetul local nu se transferă prin clauză contractuală. De asemenea, orice modificare adusă imobilului, cum ar fi o extindere, trebuie comunicată autorităților locale.
Pentru explicații pe înțelesul tuturor despre diferitele categorii de venit și de impozit, poți răsfoi și TaxeLive. Iar dacă ai mai multe imobile, venituri în valută sau chiriași persoane juridice, discută cu un contabil înainte de a stabili modul de lucru: regulile de reținere și de raportare pot diferi, iar o configurație corectă de la început te scutește de corecturi ulterioare.
Întrebări pe care ți le pui la fiecare început de an
La începutul fiecărui an, merită să parcurgi o listă scurtă de întrebări despre chiriile pe care le încasezi. Contractul este în vigoare sau a expirat? Chiria a fost modificată și există un act adițional? A schimbat chiriașul datele de plată? S-a schimbat ceva în regulile fiscale care te privesc? Ai toate extrasele și chitanțele din anul precedent și sunt ordonate? Fiecare răspuns negativ este un punct de reparat înainte să apară un termen.
Cere, de asemenea, chiriașului să confirme în scris datele de contact și contul din care plătește. Dacă el plătește dintr-un cont al altei persoane, o rudă sau o firmă, notează acest lucru, pentru a putea explica ulterior proveniența banilor. O evidență clară evită discuții și te ajută să dovedești că suma încasată provine exact din chiria convenită.
În cazul în care proprietatea este deținută în devălmășie sau în comun, stabilește cine încasează și cum se împarte venitul, apoi consemnează acordul în scris. Fiecare coproprietar are propria obligație de raportare pentru partea lui.
În fine, păstrează toate aceste liste și calcule într-un singur dosar al proprietății, nu risipite prin e-mailuri și telefoane. Dacă vei vinde sau vei dona imobilul în viitor, același dosar îți va da, dintr-o privire, istoricul veniturilor și al documentelor, util în orice discuție cu un notar sau cu un contabil.
